Добавена е нова функция за намиране на стока с цел получаване на бърза информация за наличност и цена. В познатото поле "Идентификатор" в долния десен ъгъл на програмата, бихте могли да въведете символа ? и след това част от името на стоката. MiniMax ще намери всички съвпадения и ще ви ги представи в семпъл прозорец
Функционалността, за която ще прочетете по-долу, е особено подходяща за фирми, които имат отдалечени търговски обекти (магазини) и ясно обособен централен обект (склад). Всеки магазин, на различно географско място, има необходимост от два "вида" стока - такава, която да бъде доставена при поръчка от клиент и мостри - стоки, които да запълват магазина и да създават добро впечатление. От друга страна, за оптимизация на транспортните разходи, е необходимо в едно превозно средство (камион) да бъдат натоверени стоките за повече от един магазин, подредени по реда на магазините.
За целта създадохме система, която да обслужи тази дейност. Като настоящи потребители знаете, че стоки, които са попълнени в поръчка, по която все още няма продажба, се появяват в справките като "резервирани". Към това добавихме документа "Заявление за прехвърляне", в който да се описват мострите. След това, във формата "Захранване на обекти" двата вида стоки се обединяват в един списък. Това позволява на отговорника на централният склад лесно да определи кои стоки ще се експедират, да определи приоритета (стоките за клиенти са по-важни от мострите), както и да създаде протоколи за прехвърляне автоматично за всички избрани стоки с натискането на един бутон. Стоките се прехвърлят по места, а за цялото съдържание на камиона може да се разпечата един обединен документ, който да придружава товара и улеснява отчетността при доставката във всеки магазин по маршрута.
Във всяка таблица (грид) на програмата, в горния ляв ъгъл се появява червена точка, когато се позиционираме на тази таблица. От нея се отваря функция за филтриране на съдържанието. Във фомата на филтъра има следните елементи: - Списък с възможните полета - Секция с възможните операции - "по-голямо(>)", "по-малко(<)", "равно(=)", "различно(<>)", съобразени с това дали полето е текстово или цифрово - Поле за критерий - Бутон за потвърждаване на всеки критерий - Бутон за прилагане на целия филтър върху таблицата(ОК). Отметките пред всяко поле се отбелязват автоматично, ако приложим критерий към него. Стъпките са следните: - Маркираме полето по което искаме да филтрираме - Избираме опрерация - Полето за въвеждане на критерий позволява както да въведем на ръка от клавиатурата, така и да изберем от падащ списък възможна стойност. С бутона със зелена отметка въвеждаме критерия. Ако желаем да филтрираме и по други полета - повтаряме същите стъпки. След като се изберат всички полета за филтриране трябва да се реши дали искаме да видим тези записи, които отговарят на всички критерии ЕДНОВРЕМЕННО или на всеки по отделно. Това става с отметката "Комбинирано", която се намира на големия бутон "ОК". С последния прилагаме филтъра. Отново на червената точка има избор за изключване на филтъра.
Създадена е нова функционалност, която позволява контролиране на просрочени задължения. За целта се използват два готови модула на програмата, които се комбинират чрез подходящи инструменти. Едният е "Досие на контрагент", а другият "Система за съобщения, срещи и задачи". Принципът: от досието можете да създадете задача с аларма, която да ви напомни (на вас или ваш колега/служител) да се свържете с въпросният контрагент. Това става от контестното меню на досието, СЛЕД генериране на последното (бутона със звезда в основната лента). Програмата създава нова задача, като автоматично попълва за кой контрагент става дума и сумата на задължението. О Вас се очаква да се зададе аларма за напомняне, както и за кой потребител се отнася задачата. След настъпване на часа на алармата, потребителят, който трябва да изпълни задачата има следните опции: - Ако задължението е покрито, да отбележи задачата като изпълнена. - Ако задължението НЕ е покрито, да отвори досието на контрагента към настоящия момент чрез бутона "Използвай препратката", както и да премести датата и часа за нова аларма напред във времето. Задачата не може да бъде отбелязана като изпълнена, докато сумата на задължението на контрагента не стане 0 (нула).
Създадена е нова функция, която позволява бърз достъп до досие на контрагент, ако знаете кода му наизуст. В полето "идентификатор" в долната дясна част на основната форма на програмата напишете символа ! (удивителен знак) и след това кода на контагента. Натиснете "Enter" и ще видите досието му.
Системата за свободни цени е обогатена с функция за задаване на период на валидност. В полетата "От дата" и "До дата" се задава период, в който тази цена/отстъпка да се предлага на оператора за избор. Ако полетата се оставят празни, тази категория е активна постоянно, както е до момента. След преминаване на крайната дата, цената автоматично се изключва. Една категория може да се използва многократно, като при следваща необходимост се променят датите. Тази система е много полезна за организиране на сезонни промоции без допълнителни настройки.
Основен фактор, от който зависи една система с база данни да работи бързо, това е какво е количеството информация, която се обработва в един и същ момент. От този фактор зависи и каква част от общите ресурси на компютъра ще бъдат заети. Колкото по-малко информация, толкова по-бърза работа. По отношение на документите и справките е предвиден работен период, който ограничава броя на извлечените записи от базата данни. Друга е ситуацията в номенклатурите (списъците). Там се натрупва информация с години, която винаги се извлича цялата, тъй като няма ограничение по дата. Това е от особено значение за четирите най-използвани: Стоки, Контрагенти, Услуги и Автомобили (при ММ Автосервиз). Наши проучвания сред клиенти показаха, че в някои бази тези номенклатури са набъбнали до над 10 000 записа всяка. Това число е нищожно, когато става дума за общият брой физически записи в базата, но когато става дума да се извлекат наведнъж - това създава проблеми със скоростта и недостатъчни ресурси на компютрите. За да се реши този проблем е създадена система, която да архивира отдавна използваните записи от номенклатурите. Разбира се, те не се заличават физически и винаги при необходимост, могат да бъдат извикани. На десен бутон на мишката в някоя от изброените номенклатури се намира меню "Архивиране". То има следните 4 подменюта: - Отбелязване като малко използвано - Отбелязване като често използвано - Покажи всички - Покажи често използвани Всеки шифър може да бъде отбелязан, че не се използва към момента. Той няма да се зарежда при начално отваряне. При необходимост да се види, се избира покажи всички. Тъй като обработката на няколко хиляди записа на ръка би отнела много време, е предвиден специален инструмент, който да изведе в готови списъци шифрите, които не сте използвали в последните 360 дни. Той се намира в менюто "Системни/Архивиране на малко използвани номенклатури". Преди да натиснете бутона "Архивиране", бихте могли да "изключите" чрез отметките някои шифри, които субективно прецените. За улеснение, при работа с готови номенклатури (стари, вече въведени преди време) бихте могли да използвате директното търсене в документи, описано в т.76 от настоящото ръководство. Там настройката за архивиране не влияе. Напомняме ви, че в зависимост от конкретните условия, е полезно да използвате максимално малък работен период, за по-оптимална работа.
Създадена е съвсем нова система за абонаменти. Използва се за залагане в програмата на съобщения за напомняне за периодични абонаментни плащания. Задава се началната и крайна дата на договора за абонамент, сумата на абонамента типа (месечен или годишен), както и дали последният ще бъде отбелязан като стока или услуга. При създаване на абонамента, в системата за съобщения, срещи и задачи автоматично се попълват необходимият брой аларми за известяване, в зависимост от периода и типа, както и съобщение за изтичане на абонамента. Особеност е, че при щракане на бутона "Отбелязване като изпълнено" автоматично се генерира продажба за абонаментната такса, на базата на която може да се разплаща, издава фактура и всички други стандартни процедури, които са достъпни за една стандартна продажба. Внимание! Последната функция е помощна. Между съобщението и продажбата не се създава връзка, така че могат да бъдат създадени неограничен брой продажби.
Създадена е допълнителна функционалност при разширеното използване на поръчките. При този режим поръчката участва в специална резервационна система за стоки, която позволява да се запазват стоки между обектите. За целта е нужно да се укаже кой обект желае стоката и в кой ще бъде резервирана. В случаите, когато е необходимо да се резервират стоки от няколко различни обекта, е нужно да се пуснат съответният брой поръчки, което в някои случаи е неудачно, тъй като те са за един и същ клиент. Този недостатък е отстранен с възможността да се се указва склад за резервиране за всяка стока, на всеки ред от поръчката. За целта програмата трябва да се настрои - от менюто "Системни/Настройки/Документи/Поръчки/Обща поръчка към няколко обекта".
Фактурата е поредният документ, който се сдоби с възможност за добавяне на стандартен текст при създаване. Той се настройва от менюто "Системни/Настройки/Документи/Допълнителни текстове/Фактура". Особеност е, че при фактурата има допълнителна опция, която позволява програмата да пита дали да приложи текста или да го прилага без въпроси.