Блог

Нека бъдем откровени! Деловата комуникация рядко се среща в днешно време - времето на забързаното ежедневие, писането през телефон или таблет, както и липсата на такива часове в училище или в университета. Въобще не засягаме правописните и пунктуационни грешки, както и тези направени неволно. Ще обърнем внимание както на общи правила за водене на делова кореспонденция, така и на препоръките при използване на електронна поща.

Да започнем от това, което се вижда първо ...

Изпращача (Sender) и Темата (Subject) на писмото.

Във всеки софтуер или уеб поща тези два параметъра се виждат първи - още в списъка с писма. Затова е важно да знаем:

• Относно Вашите данни като изпращач:
  
  Вашето име и е-мейл трябва да са попълнени в софтуера ви за изпращане, като стандарта на изписване обикновено е:

  Ime Familia <ime.familia@firma.com>
  или
  Firma <info@firma.com>.

  В повечето софтуери и уеб пощи това се настройва в секцията за самоличност при настройките на пощата. Ако използвате персонални пощенски кутии за всеки служител във вашата организация пишете задължително от собствената си поща. Случвало ни се е да получим писмо от Петър Иванов с е-мейл адрес yana@firma.com.

  В този ред на мисли избягвайте и използването на личен мейл адрес за служебна комуникация, особено ако личния ви адрес е нещо подобно на gotinata_96@abv.bg. Това със сигурност ще направи лошо впечатление или ще предизвика комична ситуация. Възможно е да използвате обща пощенска кутия, споделена за удобство между няколко служителя - това разбира се е допустимо, но е добре общите пощи да са обединени по някакъв признак - например:

  sofia@firma.com, burgas@firma.com, и т.н. - за да обозначите офиса или региона който обслужва този е-мейл адрес.
  sales@firma.com, marketing@firma.com, и т.н. - за да обозначите отдела от който се използва този е-мейл.

  И в двата случая е удачно да използвате името си в комбинация с този общ е-мейл - например:

  Ivan Ivanov <sales@firma.com>
  или
  Ivan Ivanov [Sales department] <sales@firma.com>

  Не случайно използвахме латински букви в дадените примери. От опит знаем, а сигурно и на вас Ви се е случвало да видите писмо на “маймуница”, затова препоръчваме използването на латински букви по възможност за име на изпращача и тема на писмото.

• Темата на писмото - какво да правим и какво не.

  Започваме от забраните: Не оставяйте темата (subject-a) празни - ако го направите, особено ако изпращате няколко писма, получателят няма да може да разбере за какво се отнася писмото или да го отличи от останалите писма когато разглежда списъка си с писма. Не пишете романи в темата - тя е предназначена за кратко и конкретно описание на писмото (заглавие).

  Добри примери са:
  Оферта за изработка на дограма”, “Покана за участие в семинар”, “Фактура за хостинг услуга”, “Поръчка №001 в магазин Х”.
  Лоши са :
  “Oferta”, “F-ra #432”, “Покана”, и т.н. както и “saita neshto ne raboti bihte li proverili ot v4era e taka”

  Прието е да се използват съкращенията “Re:” и “Fwd:” в началото на темата на писмото, когато то е отговор на предишно писмо или и препратено писмо към трета страна. В повечето случаи софтуерът за електронна поща автоматично слага тези префикси. Те помагат на получателя да разбере, че писмото е свързано с предишна комуникация. Често обаче потребителите използват това не по предназначение. От бързане или незнание, започвайки нова тема, те намират старо писмо и избират функцията за отговор, така понякога в писмата се съдържа комуникацията ви от месеци назад без да е необходимо. Така и темата на писмото понякога придобива следния вид: “Re: Re: Re: Re: Оферта”, а в писмото става въпрос за нещо коренно различно. Започвайки нова тема не използвайте старо писмо като отправна точка.

Адресирането - няколко бързи съвета

• Избягвайте въвеждането на хора и фирми във вашата адресна книга с закачливи или обидни псевдоними. Така рискувате да изпратите писмо на “Gotinata Prodavachka <sales@firma.com>”, защото софтуера ви попълва тази информация от адресната книга и това се предава при изпращането на е-мейла. Така отсрещната страна ще разбере под какъв псевдоним е добавена във вашата адресна книга.

• Използвайте по предназначение копията при адресиране. Обикновено се използват полетата “To: (Основния получател)”, “CC: (Копие до трета страна)”, “BCC: (Скрито копие до трета страна)”. Не прекалявайте с изпращането на копия до трети страни, особено ако нямат отношение по вашата корекпонденция с основния получател - това дразни.

• Ако искате да изпратите писмо до много абонати - не ги добавяйте като получатели в един е-мейл - например 100 получателя. Използвайте софтуер за масово разпращане, който ще направи така, че всеки получател да получи индивидуално писмо.
  
  

Продължаваме със съвети относно съдържанието на писмото...

Адресиране и Обръщение

Важно е да се знае първо в текста на писмото за кого е предназначено. Когато изпращате писмо, обърнете внимание дали пощенската кутия, до която изпращате е-мейл е обща (Напр. sofia@firma.com) и ако е така задължително напишете до кой се отнася писмото.

Например: “На вниманието на г-н Иван Петров, изпълнителен директор.”.

Ако не знаете името на човека можете да адресирате и по този начин: “На вниманието на изпълнителния директор.”

За обръщението смятаме, че е излишно да напомняме, но все пак … когато осъществявате комуникация първоначално е добре да се обръщате с официални и учтиви форми: “Уважаеми г-н Иванов, ...”, “Уважаема госпожо директор, ...” и т.н. След като комуникацията премине в по-свободна форма, може да използвате по-непретенциозни обръщения като “Здравейте, …”. Когато комуникирате с институция задължително използвайте учтива форма и пълното име на респондента.

Форматиране на писмото

Тук е добре да следвате правилата, на които са ни учили в училище за оформяне на текст. Използвайте главни букви където е необходимо, нови изречения, препинателни знаци, задължително кирилица при комуникация на български език, оформяйте отделните тези в отделни абзаци, използвайте курсив и почернен текст (italic и bold) за да оформите текста, избягвайте дългите и сложни изречения. Всичко това е с цел по-лесното прочитане на текста от получателя.

Прикачени файлове

Те много често съпътстват една комуникация и затова, когато прикачвате файлове, споменавайте това в писмото за да обърнете внимание на получателя. Описвайте кой файл за какво е предназначен. Избягвайте прикачването на големи файлове (главно поради технически причини). Изберете подходящо име за прикачения файл, “New Word Text Document.docx” не е най-добре. Ако са повече от един - изберете кореспондиращи с основния текст имена.

“Deklaracia1.docx”, “Deklaracia2.docx”, “DeklaraciaN.docx” - затруднявате изключително Вашия получател и понякога трябва да свали висички файлове, за да намери точният.

Ако са “DeklaraciaSaotvetstvie.docx” и “DeklaraciaPoveritelnost.docx” е далеч по-приемливо.

Не на последно място - именовайте файловете на латиница.

Подпис

Това е финалната част, но не с малко значение. През годините съм попадал на всякакви подписи, както и на липса на такива. Почти всеки софтуер или уеб поща позволяват да си оформите подпис, който да бъде прикачан в края на всеки е-мейл. Отделете малко време за оформяне на подписа, защото това е важно. Какво да спазваме? Задължително завършвайте с учтива фраза “Поздрав, Иван Иванов.”, “С уважение, Росен Петров”, “С пожелание за успешен ден, Росица Димитрова”. В подписа включете името си, длъжността, която изпълнявате, компанията която представлявате, кратки данни за контакт - телефон, адрес, уеб сайт. 

Излишни практики:

• Виждали сме подписи, които призовават да не разпечатваме получения е-мейл, ако не е наложително. Сериозно? Какъв е проценът на хората, които разпечатват е-мейлите си? Нали идеята е комуникацията да е електронна… Спестете вашите ЕКО съвети към получателите! Наличието на това изречение няма да спре този, който е решил, да разпечата писмото. Също така липсата му няма да подтикне изрично някой да го направи.

• Виждал съм подписи с дълъг текст, който обяснява как писмото е конфиденциално и ако случайно попаднело на грешен получател - да не се чете или да се изтрие и т.н. Едвали ще уплашите някого с такъв текст, по-скоро внимавайте и не бързайте при изпращането на писмото, за да не го изпратите на различен получател.

Изпращане

Малко като шега, но полезно:

Позиционираме мишката в/у бутона “Изпрати”, вдигаме пръст да натиснем, но преди това броим бавно до 4 (може и на ум). На всеки такт погледът ни попада на едно от следните места: “Получател”, “Тема”, “Текст”, “Прикачен файл”. Отнема 4 секунди, но може да спести главоболия и допълнителни писма с текст от типа “... а ето го и прикачения файл”.

Това са нашите съвети. Призоваваме ви да не подценявате и да не неглижирате деловата си кореспонденция, защото тя показва лицето на компанията ви и вашето лице пред клиентите и партньорите Ви. Издава вашата грамотност и обща култура, както и отношението към работата ви.

Ако смятате, че тази статия е полезна...

Ако знаете всичко това, но имате кореспонденти или колеги, които често допускат грешки ...

Ако искате да добавите Вашият коментар по нея ...

Споделете я в социалните мрежи или посетете нашата Facebook страница, където може да споделите и Вашия опит!